Il servizio è svolto, a seguito di un affidamento in-house, all'interno dell'area dei comuni appartenenti all'Ambito Territoriale Ottimale n° 1 Toscana Nord sulla base di una concessione a lungo termine (scadenza 2029). Le tariffe applicate all'utenza sono determinate dalla competente Autorità di Ambito n° 1 Toscana Nord (di seguito AATO 1).
L'attività di Gaia SpA ha per oggetto la derivazione, il trattamento e la produzione di acque potabili ed altre acque, per distribuirle ad uso domestico, pubblico ed industriale, la raccolta delle acque reflue immesse nella rete fognaria e la loro depurazione, per reimmetterle nell'ambiente. Gaia SpA riceve l'affidamento del servizio idrico a partire dal gennaio del 2005.

La società viene costituita per ricevere l'affidamento in un contesto dove operano alcuni gestori industriali mono e pluriservizi (Amia s.p.a, Geal s.p.a, Sea s.p.a, SeVerAcque s.p.a, Vea s.p.a e altre) e circa 14 gestioni in economia. I primi anni di gestione del servizio idrico integrato sono caratterizzati da una società che si struttura gradualmente seguendo un profilo organizzativo che assomiglia più alla somma delle gestioni preesistenti che non a quello di una società che opera su scala di ambito, con almeno due conseguenze negative: il sovra dimensionamento del personale e una struttura organizzativa non adeguata e poco efficace.

In questi primi anni di gestione la società ha accumulato un consistente squilibrio finanziario. Le origini di questo squilibrio finanziario sono legate a diversi fattori: non riesce ad applicare tempestivamente gli adeguamenti tariffari 2006 e 2007 anche a causa del ritardo con il quale è stata approvato l'adeguamento tariffario, presenta difficoltà ad incassare le bollette emesse con una conseguente crescita della morosità oltre valori considerabili normali, finanzia le immobilizzazioni con un indebitamento a breve.

Agli inizi del 2009, su proposta del Consiglio di amministrazione, l'assemblea dei soci ha approvato un Piano di Riorganizzazione della società, in cui si evidenziano le origini delle criticità presenti nella gestione e nella situazione economico–fi­nanziaria al 31.12.2008 e le principali azioni correttive da intraprendere. Il Piano di Riorganizzazione della società viene approvato dall'assemblea dei soci nel febbraio del 2009. Le principali criticità individuate dal Piano sono le seguenti: i) il finanziamento degli investimenti, senza aver utilizzato finanziamenti adeguati, con l'indebitamento a breve; ii) la difficoltà ad applicare gli adegua­menti tariffari (2006, 2007 e 2008); iii) un livello eccessivo di bollette non pagate (elevata morosità); iv) una struttura organizzativa decentrata, con duplicazioni di funzioni e difficoltà nel controllare l'at­tuazione dei programmi e la gestione.

Il Piano di Riorganizzazione contiene una serie di misure che la società sta realizzando, per superare gradualmente le maggiori criticità: i) un aumento di capitale deliberato (18 mln) per contribuire, sia pure parzialmente, a riequilibrare il corretto finanziamento degli investimenti; ii) un'efficace azione di recupero delle bollette non pagate (morosità), per consentire di recuperare ulteriori flussi di cassa; iii) l'applicazione degli adeguamenti tariffari, per riequilibrare i flussi di cassa e per far fronte ai costi dell'esercizio in corso; iv) il versamento del capitale sociale, che insieme al recupero della morosità consentirà di procedere al rimborso parziale degli arretrati verso i fornitori (50% entro maggio 2009); v) il recupero dei conguagli (2006 e 2007), definito nella revisione tariffaria, che permetterà il recu­pero dei mancati adeguamenti in un periodo particolarmente lungo (2010-2014); vi) la contrazione di un finanziamento strutturato, che consentirà di superare le maggiori criticità (pagamento arretrati fornitori, estinzione dei finanziamenti straordinari a breve con le banche) e affrontare in modo corretto ed efficace la realizzazione degli investimenti previsti dal POT; vii) la riorganizzazione della struttura aziendale, con l'internalizzazione di alcune attività svolte finora all'esterno, permetterà maggiori eco­nomie di costo e un più efficace controllo della gestione. Per attuare le misure sopra descritte, la società si è dotata di un budget economico–finanziario ed ha assegnato il perseguimento delle azioni correttive ai responsabili aziendali.

I principali risultati ottenuti con l'attuazione del Piano di Riorganizzazione sono così sintetizzabili. La società, con i risultati del bilancio 2009 ha consolidato il riequilibrio economico. Attraverso l'approvazione da parte dell'AATO della nuova revisione tariffaria del dicembre 2009, si sono create le condizioni di perché, si possa definire un piano economico finanziario per i prossimi anni che assicuri l'adeguata remunerazione dei finanziamenti necessari a dare attuazione al piano degli investimenti. I risultati della prima trimestrale 2010 confermano il miglioramento dell'equilibrio economico e di quello finanziario.

Le tappe di questo riequilibrio, in sintesi sono state il primo aumento di capitale, il recupero della morosità, la ripresa della tempestività e dell'adeguatezza della fatturazione, la definizione con l'AATO dell'ammontare dei conguagli a cui la società ha diritto nei prossimi anni, il pagamento del primo acconto ai fornitori sull'arretrato fissato alla fine del 2008, il nuovo finanziamento a 18 mesi di 12 milioni accordato dal pool di banche per il finanziamento a breve, l'erogazione di  secondo acconto ai fornitori che ha portato a ridurre il debito residuo con i fornitori intorno al 25% di quello originario. Il tutto assicurando, da gennaio del 2009,  il pagamento dei fornitori a 120 giorni.

Nel novembre del 2008, il Parlamento modifica la normativa sui servizi pubblici locali e il finanziamento strutturato. In particolare l’art. 23 bis della L.112/2008 introduce delle modifiche all’art.113 del D.lgs 267/2000 “Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali” (TUEL). Con l’art. 23 bis della L.112/2008, che disciplina l’affidamento e la gestione dei servizi pubblici locali a rilevanza economica, l’affidamento in house a Gaia SpA scade il 31/12/2011. Nello stesso tempo la legge consente di mantenere l’affidamento originario a condizione di fare una gara per la scelta del socio privato (almeno il 40%, con responsabilità di gestione) entro il 31/12/2011. La modifica della normativa in materia coincide con la conclusione della valutazione della fattibilità del finanziamento strutturato da parte del pool di banche. Il Piano economico e finanziario (PEF) alla base del finanziamento strutturato, produce un quadro accettabile per il finanziamento: per realizzare gli investimenti previsti del Piano di Ambito (190 mln), il PEF richiede che la società abbia un capitale sociale di 49,1 mln. Il pool di banche per lo strutturato ritiene tuttavia che la valutazione della fattibilità del finanziamento debba essere rimandata agli adeguamenti previsti dalla nuova normativa. Il finanziamento sarà valutabile solo quando e solo se il mercato avrà selezionato un socio privato che in questo caso entrerà nella società versando la quota di capitale prevista.

La normativa richiede che la società per mantenere l'affidamento debba fare una gara per cedere almeno il 40% del capitale sociale e la stessa gara è la premessa per la fattibilità del finanziamento che a sua volta è il pilastro per il riequilibrio finanziario della società. Nello stesso tempo i requisiti di finanziabilità del PEF richiedono un ulteriore aumento del capitale sociale, oltre a quello già fin qui realizzato dai comuni, fra i 25 e i 35 milioni che solo l'individuazione di un socio privato può consentire di realizzare. La gara per la scelta del socio privato attraverso il quale effettuare un aumento di capitale, non è quindi per la società solo un obbligo di legge, ma diventa un passaggio indispensabile per riequilibrare la struttura finanziaria. La nuova prospettiva per il riequilibrio finanziario è la gara per la scelta del socio privato. Con la gara per la scelta del socio privato si conferma l'affidamento originario al 31/12/2029. Con la gara si potrà realizzare l'aumento di capitale necessario (PEF) a pagare fornitori e banche. Con il nuovo capitale si potrà contrattare un finanziamento strutturato con il quale finanziare gli investimenti futuri previsti dal piano di Ambito

Le principali attività che compongono il processo per la scelta del socio privato possono essere così raggruppate.
Un primo gruppo di attività riguardano i documenti di programmazione e regolazione predisposti dall'AATO, in particolare l'adeguamento della convenzione, la revisione tariffaria e il nuovo Piano di Ambito, tutte attività che richiedono una delibera dell'AATO
Un secondo gruppo di attività relative alla preparazione della gara da parte della società riguardano la scelta, attraverso una gara, dei consulenti (advisor) legali e finanziari che accompagneranno la società lungo tutto il percorso dell'apertura del capitale sociale.
Con l'aiuto degli advisor legali verranno predisposte le nuove regole del governo societario (governance) che si rendono necessarie per consentire l'ingresso di un socio privato nella compagine della società. In particolare saranno definite le proposte da sottoporre all'assemblea dei soci relativamente alle modifiche allo statuto della società, ai patti parasociali fra i soci pubblici e i patti parasociali che regoleranno i rapporti fra i soci pubblici e i soci privati.
Nello stesso tempo la società, con l'aiuto degli advisor, lavorerà alla predisposizione degli ulteriori documenti necessari allo svolgimento della gara: la Bozza bando di gara, la Bozza di contratto da sottoscrivere con il socio privato selezionato con la gara, la preparazione dei materiali per data room, ovvero di tutti quei documenti che consentiranno ai partecipanti alla gara di valutare lo stato di salute della società e le sue prospettive economiche finanziarie, il piano strategico della società, la quota di capitale da mettere a gara.
Alcuni di questi documenti dovranno essere approvati dai consigli comunali dei comuni soci della società. In particolare, la trasformazione della società dall'attuale forma interamente pubblica (in house) a società mista, richiede che i comuni approvino i documenti fondamentali che sono: lo statuto, i patti parasociali e il piano strategico.  Dopo l'approvazione da parte dei comuni, la società potrà procedere allo svolgimento della gara, e in particolare all'approvazione del bando di gara da parte, la Pubblicazione del bando, la Valutazione delle offerte e all'aggiudicazione. Con l'aggiudicazione la società potrà stipulare il contratto con il socio privato selezionato con la gara e questo potrà versare, in conto futuro aumento di capitale sociale, l'importo relativo al capitale da versare e il sovrapprezzo che sarà emerso dalla procedura.
La gara per la scelta del socio privato si concluderà con l'assemblea della società nella quale verrà approvato l'aumento di capitale e si procederà alla nomina dei nuovi amministratori espressione dei due gruppi di soci.

Con la conclusione della gara, la società potrà realizzare un aumento di capitale e disporre della liquidità necessaria per far fronte al rimborso degli arretrati ai fornitori e rimborsare gran parte del finanziamento a breve contratto con le banche. Si realizzerà in questo modo l'equilibrio finanziario della società. Nello stesso tempo si porranno le basi per confermare la struttura del PEF già sottoposta alla verifica di finanziabilità, permettendo così alla società di contrattare sul mercato, alle migliori condizioni, un finanziamento strutturato che consenta di finanziare adeguatamente gli investimenti prevista dal Piano di Ambito.

Il contratto di finanziamento (18 mesi) ottenuto dal pool di banche a breve, che ha permesso alla società di pagare l'arretrato ai fornitori, prevede una cadenza di rimborso mensile. Il volume dei rimborsi, naturalmente, è superiore ai flussi generati dalla componente tariffaria relativa all'ammortamento degli investimenti. Il trascorrere del tempo che si impiegherà nell'espletare tutte le attività che comportano la conclusione della gara, non farà che accrescere il volume dei rimborsi che mensilmente la società deve versare alle banche. La programmazione dei tempi è quindi fondamentale per evitare che il volume del rimborso superi i flussi di cassa che la società può generare nello stesso periodo. Se non si rispettassero i tempi di questa cadenza, la società sarebbe costretta a dover dilazionare nuovamente il pagamento verso i fornitori. Per queste ragioni la società ha definito un calendario a cui è indispensabile che si attenga. Il primo passo di questo calendario è stata l'approvazione da parte dell'assemblea dei soci del documento di indirizzo al consiglio di amministrazione sulla gara per la scelta del socio privato del 7 maggio 2010.